118/1972 Zb.

Táto vyhláška upravuje vykonávanie pokladničných operácií s peniazmi v hotovosti (ďalej len „hotovosť“) v socialistických organizáciách¹) (ďalej len „organizácie“), ako aj ich dokumentáciu a evidenciu.

Pokladničné operácie Štátnej banky československej (ďalej len „banka“) sa spravujú osobitnými pokynmi predsedu banky.

Na vykonávanie pokladničných operácií sa zriaďujú v organizáciách, prípadne v ich zložkách spravidla pokladnice.

Pokladničné operácie vykonáva pracovník organizácie, prípadne iná osoba (ďalej len „pokladník“). Pokladník musí byť výkonom svojej funkcie (trvalým aj prechodným) písomne poverený vedúcim organizácie a musí byť s ním uzavretá dohoda o hmotnej zodpovednosti⁶) (príloha č. 2).

Odovzdanie a prevzatie trvalého i prechodného výkonu funkcie pokladníka a s tým spojená mimoriadna inventarizácia⁷) pokladničnej hotovosti sa môže vykonať iba na príkaz vedúceho organizácie.

Pokladník je povinný najmä:

Pokiaľ funkciu pokladníka vykonávajú osoby ako dobrovoľní funkcionári spoločenských organizácií, nevzťahuje sa na ne ustanovenie odseku 2 druhej vety.

Pokladničné doklady (príloha č. 3), na podklade ktorých sa vykonávajú pokladničné operácie, musia mať tieto náležitosti:

Pokladničné doklady sa musia číslovať podľa poradia zápisov v pokladničnej knihe priebežne buď v jednom rade za sebou, alebo osobitne príjmové a osobitne výdavkové pokladničné doklady v samostatných radoch.

Predajne, prevádzkárne, závody verejného stravovania, prípadne iné obdobné zložky organizácií môžu pri predaji tovaru a pri poskytovaní služieb používať na potvrdzovanie prijatých hotovostí zjednodušené pokladničné doklady, ktoré musia obsahovať aspoň náležitosti podľa odseku 1 písm. b), d) a f), pričom sa prijatá suma nemusí uvádzať slovami. Úpravu vzorov týchto dokladov musí schváliť orgán nadriadený organizácii, ktorý je povinný dbať o to, aby tieto doklady nenadobudli charakter náhradiek peňazí.

Pokladničné doklady musia pred príjmom alebo výplatou hotovostí podpísať oprávnení pracovníci. Na príjmových pokladničných dokladoch nie sú podpisy oprávnených pracovníkov potrebné, ak ide o príjem hotovostí, ktoré je pokladník oprávnený prijímať v rámci výkonu svojej funkcie alebo podľa osobitných pokynov vedúceho organizácie. Mená a podpisy oprávnených pracovníkov sa musia vopred písomne oznámiť pokladníkovi a príslušnému účtovnému pracovníkovi.

Pokiaľ osobitné predpisy⁹) neustanovujú inak, alebo ak nejde o pokladničné operácie pri nákupe valút alebo zlata organizáciami oprávnenými na vykonávanie tejto činnosti, postupuje sa pri výplate hotovostí takto:

Ak pôvodné doklady (napr. faktúry, pokladničné potvrdenky, cestovné účty a pod.) obsahujú všetky náležitosti pokladničných dokladov alebo sú nimi doplnené, možno pokladničné operácie vykonávať aj na podklade týchto pôvodných dokladov.

S tlačivami príjmových pokladničných dokladov a dokladov ich nahrádzajúcich, ktoré sa v organizácii používajú pri pokladničných operáciách, treba nakladať ako s prísne zúčtovateľnými tlačivami. Tlačivá pokladničných dokladov a dokladov ich nahrádzajúcich, ktoré nemožno na vykonanie a dokumentáciu pokladničnej operácie použiť (napr. poškodené, chybne vyplnené), treba znehodnotiť uhlopriečnym prečiarknutím a uložiť spoločne s príslušnými pokladničnými dokladmi.

Pokladničná kniha (príloha č. 3), do ktorej sa zapisujú pokladničné operácie, musí byť viazaná a musí sa v nej pred prvým zápisom vyznačiť:

Každý zápis o pokladničnej operácii v pokladničnej knihe musí obsahovať:

Zostatok v pokladničnej knihe vykazuje pokladník buď ku každému dňu, v ktorom sa uskutočnila aspoň jedna pokladničná operácia, alebo v lehotách určených písomne vedúcim organizácie, najmenej však k poslednému dňu každého mesiaca.

Predajne, prevádzkárne, závody verejného stravovania, prípadne iné obdobné zložky organizácií, ako aj preddavkované organizácie, miestne národné výbory a ich zložky môžu namiesto pokladničnej knihy používať so súhlasom orgánu nadriadeného organizácii iné písomnosti ju nahradzujúce (napr. pokladničný alebo peňažný denník).

Opravy zápisov v pokladničných dokladoch a v pokladničných knihách, prípadne v písomnostiach, ktoré ich nahrádzajú, možno vykonať len spôsobom platným pre opravy zápisov v účtovných písomnostiach.¹⁰)

Organizácia a jej zložky smú mať v každej pokladnici po skončení pracovného dňa hotovosť najviac 500,- Kčs (limit pokladničného zostatku),¹¹) a to predovšetkým v drobných peniazoch. Výšku tohto limitu je oprávnený písomne zmeniť s prihliadnutím na hospodársku potrebu hotovostí a na bezpečnosť ich úschovy vedúci organizácie, pokiaľ si zmenu limitu nevyhradil orgán nadriadený organizácii.

Nad určený limit pokladničného zostatku si organizácie môžu vo svojich pokladniciach ponechať hotovosti,

Pre odvádzanie hotovostí platia podmienky peňažného ústavu alebo pošty, prípadne dohoda alebo zmluva uzavretá medzi peňažným ústavom alebo poštou a organizáciou.

Organizácie a ich zložky, ktoré vyberajú príjmy pre štátny rozpočet, sú povinné odviesť prijaté hotovosti na svoj príjmový účet v peňažnom ústave, len čo presiahnu sumu 200,- Kčs; koncom každého štvrťroka sú však povinné odviesť tieto hotovosti bez zreteľa na výšku sumy.

V organizáciách obchodu a služieb, ako aj v spoločenských organizáciách, ktoré buď priamo, alebo prostredníctvom svojich zložiek prijímajú tržby v hotovosti, určí vedúci organizácie písomne podmienky, za akých možno z nich uhradiť menovite určené výdavky. Tieto organizácie sú povinné hlásiť pobočkám banky do deviateho dňa každého mesiaca za uplynulý mesiac sumu hotovostí použitých z tržieb podľa účelu s uvedením symbolu pokladničného plánu, a to v členení podľa okresov (obvodov).

Organizácie vyberajú hotovosti zo svojho účtu v peňažnom ústave

Ak je miestom výberu hotovostí na výplaty hromadnej povahy pošta alebo iný peňažný ústav než banka (jej pobočka), oznamujú organizácie na zabezpečenie včasnej výplaty tomuto miestu výšku potrebných hotovostí a ich skladbu spravidla dva pracovné dni pred uskutočnením ich výberu. Organizácie postupujú obdobne aj vo vzťahu k banke, ak o to pobočka banky požiada.

Ak organizácie poukazujú svojim miestne odlúčeným zložkám hotovosti na výplaty hromadnej povahy skôr než dva pracovné dni pred dohodnutým dňom ich výberu, sú povinné uviesť na dokladoch (prevodných príkazoch, poštových poukážkach¹⁴) a pod.) s bankou dohodnutý deň ich výberu.

Ak skladba organizáciami požadovaných hotovostí nezodpovedá potrebám peňažného obehu, najmä vzhľadom na potrebný podiel drobných peňazí, sú organizácie povinné upraviť túto skladbu hotovostí podľa pokynov vyplácajúceho miesta.

Výplaty hromadnej povahy sa vykonávajú na podklade zúčtovacích a výplatných listín, ktoré môžu byť zároveň výdavkovým pokladničným dokladom.

Prevzatie súm výplat hromadnej povahy potvrdzujú oprávnení príjemcovia alebo osoby nimi na to písomne splnomocnené svojím podpisom na zúčtovacej a výplatnej listine. Podpis na tomto doklade sa môže nahradiť podpisom na výplatnom vrecku alebo na osobitnej potvrdenke. Ak príjemca nemôže písať alebo čítať, osvedčí sa výplata úradným zápisom alebo svedeckým zápisom¹⁵) na zúčtovacej a výplatnej listine, prípadne na osobitnom liste, ktorý sa pripojí k zúčtovacej a výplatnej listine. Ak bola suma príjemcovi zaslaná prostredníctvom peňažného ústavu alebo pošty, podpis sa nahrádza potvrdenkou peňažného ústavu alebo pošty. Táto potvrdenka sa pripojí k zúčtovacej a výplatnej listine. Organizácia je povinná zabezpečiť riadny obeh a úschovu výplatných vreciek, osobitných potvrdeniek, plnomocenstiev, úradných alebo svedeckých zápisov a pod.

Pokiaľ sa všetky sumy uvedené v zúčtovacej a výplatnej listine nevyplatia v jednom dni, vyhotoví sa výdavkový pokladničný doklad vždy na úhrn súm skutočne vyplatených každého dňa. Jeho dátum, číslo a úhrnnú sumu pokladník zapíše do súpisu vyplatených súm (rekapitulácie) podľa zúčtovacej a výplatnej listiny. Pokiaľ sa sumy uvedené v zúčtovacej a výplatnej listine nemôžu vyplatiť pracovníkovi v deň výplaty preto, že sa k nej nemohol dostanoviť z vážnych dôvodov, prípadne ak ide o pracovníka, ktorý pracuje na vzdialenom pracovisku, a pokiaľ sa nemôžu vyplatiť ani osobe splnomocnenej na ich prevzatie, zašle ich organizácia, prípadne jej zložka pracovníkovi v deň určený na ich výplatu, prípadne najneskôr v najbližší nasledujúci pracovný deň.¹⁶) Po skončení výplat porovná pokladník súpis vyplatených súm (rekapituláciu) s celkovým súčtom zúčtovacej a výplatnej listiny a potvrdí jeho správnosť svojím podpisom.

Vedúci organizácie môže prípravou a vykonávaním výplat hromadnej povahy písomne poveriť okrem pokladníka (pokladníkov) aj ďalších pracovníkov, s ktorými organizácia súčasne uzavrie dohodu o hmotnej zodpovednosti. Prípravou a vykonávaním výplat hromadnej povahy sa nesmú poverovať pracovníci (osoby), ktorí ich vypočítavajú alebo účtujú. V týchto organizáciách sa úhrn súm uvedený v zúčtovacej listine ihneď zapíše ako pokladničný výdavok. Nevyplatené sumy aj pri tomto spôsobe výplaty zašle organizácia, prípadne jej zložka spôsobom uvedeným v predchádzajúcom odseku.¹⁶)

Ak pripadne deň výplaty na deň pracovného pokoja, vykoná organizácia výplatu v predchádzajúcom pracovnom dni.¹⁷)

Dôchodky a iné dávky sociálneho zabezpečenia vyplácajú pošty a národné výbory mesačne v termínoch dohodnutých medzi ústredím banky, ministerstvami práce a sociálnych vecí ČSR a SSR a Federálnym ministerstvom spojov.

Ak výplatný termín výplat uvedených v predchádzajúcom odseku pripadne na sobotu, vykoná sa výplata v predchádzajúcom pracovnom dni; ak pripadne na iný deň pracovného pokoja, vykoná sa v budúcom pracovnom dni.

V odôvodnených prípadoch poskytujú organizácie svojim pracovníkom alebo zložkám na drobné a neodkladné výdavky v hotovosti¹⁸) preddavky na vyúčtovanie

Pracovníci alebo zložky organizácií, ktorým sa poskytli jednorazové alebo stále preddavky, musia ich vyúčtovanie doložiť; koncom roku musia predložiť vyúčtovanie tak, aby sa výdavky uskutočnené z preddavku v uplynulom roku mohli zahrnúť ešte do nákladov tohto roka.

Pracovníci a zložky organizácií, ktorým sa poskytli stále preddavky na vyúčtovanie, vedú o nich zápisy na predpísaných tlačivách (príloha č. 3).

Ak sa nedá uskutočniť výdavok, na ktorý sa poskytol jednorazový preddavok, musí sa preddavok vrátiť najneskôr budúci pracovný deň po zistení tejto skutočnosti. Vydať pracovníkovi alebo zložke ďalší jednorazový preddavok na ten istý účel možno len po vyúčtovaní predošlého preddavku. Dodatočné zvýšenie jednorazového preddavku sa za ďalší preddavok nepovažuje.

Preddavkované zložky rozpočtových organizácií a družstiev (napr. školy v prírode, pionierske tábory, zotavovne) a miestne (základné) zložky spoločenských organizácií môžu v odôvodnených prípadoch a so schválením vedúceho organizácie ukladať hotovosti na cestovné vkladné knižky. Vyberať tieto hotovosti môže len poverený pracovník alebo osoba na to osobitne splnomocnená.

Vedúci organizácie zodpovedá za zaistenie bezpečnosti pri manipulácii s hotovosťami, pri ich úschove a presunoch tak vnútri organizácie, prípadne jej zložiek, ako aj mimo nej.

Hotovosti organizácie, ako aj jej zložiek musia byť uschovávané v bezpečných pokladničných skriniach, prípadne v iných náhradných zariadeniach, ktoré musia byť uzamknuté

V organizáciách, prípadne v ich zložkách, ktoré nemôžu z vážnych dôvodov zabezpečiť úschovu hotovostí v pokladničných skriniach, určí vedúci organizácie, za akých podmienok možno ukladať hotovosti do iných náhradných zariadení (napr. do prenosných príručných pokladníc, do uzamykateľných skríň alebo do iných bezpečných zariadení).

V prípadoch určených vedúcim organizácie môžu organizácie, prípadne ich zložky uschovávať, prípadne prepravovať aj hotovosti iných organizácií, prípadne aj občanov, ak sú osobitne evidované a príslušne označené.

Kľúč od pokladničnej skrine alebo od iného náhradného zariadenia má pokladník. Ak má pokladničná skriňa viacej zámok, určí vedúci organizácie, ktorým pracovníkom (osobám) sa zveria kľúče od ďalších zámok a aké sú ich povinnosti. Záznamy o prideľovaní kľúčov vedie pracovník poverený na to vedúcim organizácie.

Duplikáty kľúčov od pokladničnej skrine alebo od iného náhradného zariadenia uschovávajú organizácie, prípadne ich zložky na bezpečnom mieste, určenom vedúcim organizácie, v obálke zapečatenej pokladníkom (pokladníkmi), ktorému (ktorým) boli zverené originály kľúčov.

Za pokladničný schodok sa považuje zistený rozdiel medzi nižším stavom pokladničnej hotovosti a zostatkom vykázaným v pokladničnej knihe, prípadne v písomnosti ju nahrádzajúcej.

Za pokladničný prebytok sa považuje zistený rozdiel medzi vyšším stavom pokladničnej hotovosti a zostatkom vykázaným v pokladničnej knihe, prípadne v písomnosti ju nahrádzajúcej. Na zistený prebytok je organizácia povinná vystaviť príjmový pokladničný doklad, ktorý nemusí mať náležitosti podľa § 4 ods. 1 písm. e) a h).

Pokiaľ to osobitné podmienky v organizáciách a ich zložkách budú vyžadovať, upraví podrobnejšie záväzné pracovné a kontrolné postupy pri vykonávaní pokladničných operácií v súlade s touto vyhláškou vedúci organizácie, prípadne orgán nadriadený organizácii (príkazom, organizačnými smernicami a pod.).

Výnimky a odchýlky z ustanovení § 2 písm. b) a d), § 3, 7 až 10, § 11 ods. 1 a 4, § 12 a 13 tejto vyhlášky môže povoliť ústredie banky. Výnimky a odchýlky z ustanovení § 2 písm. e), § 4, 5 a 11 ods. 2 a 3 tejto vyhlášky môže povoliť Federálne ministerstvo financií. Výnimky a odchýlky z ustanovenia § 2 písm. f) môže povoliť ústredie banky po dohode s Federálnym ministerstvom financií.

Zrušuje sa vyhláška ministra financií a generálneho riaditeľa Štátnej banky československej č. 208/1964 Zb. o emisných a pokladničných operáciách.

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. marcom 1973.

Organizácie môžu podľa výnimiek a odchýlok povolených podľa doterajších predpisov postupovať najdlhšie do 31. decembra 1973.