22/1973 Zb.

Organizácie určené touto vyhláškou sústreďujú v podnikových archívoch, ktoré sú ich odbornými zariadeniami, všetok archívny materiál, t. j. písomné, obrazové, zvukové a iné záznamy trvalej dokumentárnej hodnoty, ktoré vznikli z činnosti organizácií a ich právnych predchodcov, prípadne s ňou úzko súvisia, majú historický alebo politický, kultúrny a hospodársky význam a ktoré boli vytriedené podľa predpisov o vyraďovaní¹) (ďalej len „archiválie“).

Archiválie organizácií uložené v podnikových archívoch sú neoddeliteľnou súčasťou ich integrovanej vedecko-technickej a informačnej základne.

Organizácie sa prostredníctvom svojich podnikových archívov všestranne starajú o archiválie, najmä o ich ukladanie do trvalej archívnej úschovy, o ich ochranu, evidenciu, odborné spracúvanie, sprístupňovanie a využívanie na hospodárske, technické, politické, kultúrno-výchovné i vedecké účely; dohliadajú na dodržiavanie predpisov o spisovej manipulácii a na vyraďovanie písomností v ústrednej spisovni a špeciálnych spisovniach organizácií.

Archiválie uložené v podnikových archívoch sú socialistickým spoločenským vlastníctvom. Sú chránené zákonom.

Podnikové archívy zriaďujú tieto organizácie:

Ministerstvo vnútra Slovenskej socialistickej republiky (ďalej len „ministerstvo vnútra“) môže po prerokovaní s organizáciou uvedenou v predchádzajúcom odseku (ďalej len „organizácia“) ustanoviť, že z dôvodov účelnosti má organizácia namiesto zriadenia podnikového archívu ukladať archiválie v príslušnom štátnom alebo okresnom archíve, prípadne v Archíve mesta Bratislavy alebo v Archíve mesta Košíc.

Organizácia môže zriadiť pobočku svojho podnikového archívu pre svoju nižšiu organizačnú zložku, ak to vyžaduje naliehavá potreba, najmä so zreteľom na dôležitosť archiválií pre činnosť tejto organizačnej zložky alebo vzhľadom na jej vzdialenosť od podnikového archívu.

Organizácie môžu uzavrieť písomnú dohodu, že budú archiválie ukladať do spoločného archívu (združený podnikový archív), ktorý sa zriadi v jednej z nich. Dohodu schvaľuje ministerstvo vnútra po prerokovaní s nadriadenými orgánmi organizácií.

Organizácia, ktorá zriadila podnikový archív (jeho pobočku), ako aj organizácia, v ktorej je zriadený združený podnikový archív, je povinná archív spravovať, t. j. zabezpečovať jeho činnosť z osobnej, finančnej, materiálno-technickej a investičnej stránky, a poskytovať mu všestrannú pomoc pri jeho ďalšom rozvoji, najmä tak, aby archív mal účelné a primerané umiestnenie, ako aj riadne vybavenie pre odbornú prácu s archiváliami. Za zriadenie a spravovanie archívu zodpovedá vedúci (riaditeľ) organizácie.

Náklady spojené so zriadením a spravovaním podnikového archívu (jeho pobočky) uhrádza zo svojich prostriedkov organizácia, ktorá ho zriadila. Ak ide o združený podnikový archív, uhrádzajú tieto náklady organizácie, pre ktoré sa zriadil, a to takým podielom, na akom sa medzi sebou dohodli.

Organizácia je povinná predkladať podľa predpisov o vyraďovaní návrhy na vyraďovanie písomných, obrazových, zvukových a iných záznamov (ďalej len „písomnosti“) príslušnému štátnemu alebo okresnému (mestskému) archívu, prípadne ministerstvu vnútra, ak si to vyhradí. Odovzdať vyradené písomnosti na zničenie smie organizácia až po schválení návrhu.

Podniky zberných surovín alebo podniky vykonávajúce priemyselné zničenie písomností nesmú na tento účel prevziať vyradené písomnosti bez písomného potvrdenia príslušného štátneho alebo okresného (mestského) archívu alebo ministerstva vnútra o tom, že písomnosti sa môžu zničiť.

Archiválie sa v podnikových archívoch samostatne evidujú a ukladajú oddelene od písomností v ústredných a špeciálnych spisovniach.²)

Archiválie treba umiestniť v osobitných priestoroch, v ktorých sú zabezpečené pred stratou, odcudzením, poškodením alebo zničením.

V podnikových archívoch zostávajú archiválie uložené najmenej 30 rokov od ich odovzdania do podnikového archívu. Po uplynutí tejto doby odovzdajú ich organizácie podľa smerníc ministerstva vnútra príslušnému štátnemu alebo okresnému (mestskému) archívu. Spôsob a bližšie podmienky odovzdávania a preberania archiválií určia štátne alebo okresné (mestské) archívy.

Náklady spojené s odovzdaním archiválií do štátneho alebo okresného (mestského) archívu uhradí organizácia zo svojich prostriedkov.

Ministerstvo vnútra môže povoliť organizácii s riadne vybaveným podnikovým archívom trvalú starostlivosť o archiválie.

Ak sa organizácia, ktorá spravuje podnikový archív, zruší a nemá právneho nástupcu, rozhodne ministerstvo vnútra po prerokovaní s orgánom, ktorý nariadil zrušenie organizácie, prípadne ktorý organizáciu riadil, v ktorom štátnom alebo okresnom (mestskom) archíve sa uložia archiválie z jej podnikového archívu.

Ak dôjde k organizačnému rozdeleniu alebo zlúčeniu organizácie, treba pri delimitácii rozhodnúť aj o podnikovom archíve. Na rozhodnutie je potrebný súhlas ministerstva vnútra.

Vedúci (riaditeľ) organizácie poverí vedením podnikového archívu pracovníka organizácie spôsobilého vykonávať odborné archívne práce (ďalej len „podnikový archivár“) a riadiť aj činnosť podriadených pracovníkov podnikového archívu (jeho pobočiek).

Podnikový archivár zodpovedá za správne uloženie, prehľadnosť a odborné spracúvanie archiválií. Je povinný najmä

Podnikový archivár je povinný dohliadať na dodržiavanie predpisov o spisovej manipulácii a na vyraďovanie písomností v organizácii a v jej organizačných zložkách.

Podnikový archivár sa vo svojej odbornej činnosti spravuje predpismi ministerstva vnútra,³) prípadne predpismi nadriadeného ústredného orgánu a archívnym poriadkom organizácie.

Ústredné orgány vydávajú pre organizácie vo svojej pôsobnosti po dohode s ministerstvom vnútra vzorové spisové poriadky a skartačné smernice.

Orgány priamo nadriadené organizáciám dohliadajú na dodržiavanie predpisov o zriaďovaní a spravovaní podnikových archívov, ako aj na to, aby sa v spisovniach organizácií riadne evidovali všetky súbory písomností. Tieto orgány môžu poveriť kontrolou činnosti podnikových archívov svojho pracovníka, ktorý sa v odborných otázkach spravuje predpismi ministerstva vnútra.

Ministerstvo vnútra dohliada na dodržiavanie právnych predpisov upravujúcich činnosť podnikových archívov a navrhuje príslušným orgánom opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov. Tento dohľad môže vykonávať prostredníctvom príslušných štátnych alebo okresných (mestských) archívov.

Poverení pracovníci ministerstva vnútra a štátnych, prípadne okresných (mestských) archívov, pokiaľ vykonávajú dohľad podľa ustanovení predchádzajúceho odseku, sú oprávnení za účelom kontroly stavu podnikových archívov a spisovní vstupovať do priestorov, kde sú umiestnené.

Organizácia zriadi podnikový archív najneskôr do piatich rokov od svojho založenia; ak však prevezme úplne alebo sčasti archiválie po svojom právnom predchodcovi, zriadi podnikový archív súčasne.

Ak organizácia, ktorá nie je uvedená v § 3 ods. 1, zriadila podnikový archív pred začiatkom účinnosti tejto vyhlášky, môže ho spravovať i naďalej, ak dostane na to súhlas ministerstva vnútra, o ktorý požiada do 6 mesiacov od začiatku účinnosti tejto vyhlášky.

Ak však organizácia uvedená v odseku 2 nehodlá podnikový archív spravovať alebo sa jej potrebný súhlas odoprel, uloží archiválie sústredené v podnikovom archíve do príslušného štátneho alebo okresného (mestského) archívu⁴) v lehote určenej týmto archívom. Tento archív určí aj spôsob a bližšie podmienky odovzdania a prevzatia archiválií. Náklady spojené s odovzdaním archiválií do príslušného archívu uhradí uvedená organizácia zo svojich prostriedkov.

Zrušuje sa vyhláška ministra vnútra č. 153/1956 Ú. v. o archívoch hospodárskych a rozpočtových organizácií v znení vládneho nariadenia č. 38/1966 Zb.