117/1974 Zb.

Pri posudzovaní toho, či písomnosti majú vzhľadom na svoj historický, politický, hospodársky alebo kultúrny význam trvalú dokumentárnu hodnotu a sú preto archiváliami (§ 2 zákona), sú rozhodujúce tieto kritériá, prípadne len niektoré z nich: čas vzniku, obsah, pôvod a vonkajšie znaky písomností.

Pri posudzovaní písomností podľa predchádzajúceho odseku sa osobnitne prihliada:

Podľa času vzniku alebo podľa obsahu písomností možno za archiválie považovať najmä druhy písomností uvedené v prílohe tejto vyhlášky.

Podľa kritérií ustanovených v § 1 sa posudzujú písomnosti v skartačnom konaní (§ 3) i mimo skartačného konania (§ 9 a 10).

V skartačnom konaní sa vyraďujú písomnosti, ktoré sú naďalej nepotrebné pre činnosť štátnych orgánov a socialistických organizácií (ďalej len „organizácie“). Tieto písomnosti sa posudzujú podľa kritérií ustanovených pre archiválie (§ 1). Písomnosti posúdené ako archiválie sa odovzdávajú do archívnej starostlivosti. Zničia sa len písomnosti, ktoré nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu ako archiválie.

Organizácie dbajú, aby písomnosti, ktoré vznikli z ich činnosti, prípadne z činnosti ich predchodcov, a to včítane došlých písomností, boli riadne vyraďované podľa zákona a tejto vyhlášky.

Pri zániku organizácií prechádzajú povinnosti dbať o vyradenie písomností v skartačnom konaní a ďalšie povinnosti ustanovené v § 6 zákona na ich právnych nástupcov, prípadne na orgány poverené likvidáciou organizácií.

Za riadne vykonávanie skartačného konania zodpovedajú vedúci organizácií, prípadne iní ich pracovníci, ktorí vykonávajú toto konanie z poverenia vedúcich organizácií.

Písomnosti, ktoré pri skartačnom konaní boli určené na zničenie, možno použiť len ako priemyselné suroviny, ak vzhľadom na zvláštnu povahu vyraďovaných písomností nie je určený iný spôsob ich zničenia.

Príslušné ústredné orgány vydajú so súhlasom Ministerstva vnútra Českej socialistickej republiky (ďalej len „ministerstvo vnútra“) a v lehote s ním dohodnutej skartačné poriadky pre seba a svoje priamo riadené zložky, prípadne doterajšie skartačné poriadky upravia. Pre národné výbory vydá skartačný poriadok ministerstvo vnútra po dohode s ministerstvami (ústrednými orgánmi štátnej správy), ktoré riadia výkon štátnej správy v príslušnom odvetví (úseku). Pre organizácie a zariadenia riadené alebo spravované národnými výborrmi vydajú so súhlasom ministerstva vnútra a v lehote s ním dohodnutej skartačné poriadky ministerstvá (ústredné orgány štátnej správy), do pôsobnosti ktorých patria odvetvia (úseky) riadené a spravované národnými výbormi.

Skartačný poriadok bližšie upraví postup pri vyraďovaní písomností v podmienkach odvetvia riadeného príslušným ústredným orgánom alebo spadajúceho do jeho pôsobnosti, prípadne tiež obsahuje i vzor skartačného návrhu (§ 7), vzor protokolu o skartačnom konaní (§ 8) a iné pomôcky, na vykonávanie skartačného konania.

Ak ústredné orgány nevydajú skartačný plán ako súčasť skartačného poriadku sú organizácie povinné postupom určeným v skartačnom poriadku upraviť svoje doterajšie skartačné plány a v prípade, že skartačný plán doteraz nemajú, sú povinné ho zostaviť. Skartačné plány obsahujú v súlade so spisovým plánom, prípadne s iným plánom usporiadanie písomností, skartačné lehoty pre jednotlivé druhy písomností, ak nie sú ustanovené osobitnými predpismi,1) ako aj skartačné znaky A, C, V pre písomnosti (odsek 3).

Skartačné lehoty začínajú plynúť 1. januárom nasledujúceho roka po vyradení písomnosti. Skartačnými lehotami sa určí doba, po ktorú zostávajú písomnosti uložené u príslušných organizácií. Výnimočne môžu organizácie, ak písomnosti nevyhnutne potrebujú pre svoju činnosti, skartačnú lehotu predĺžiť po predchádzajúcom prerokovaní s príslušným archívnym orgánom (§ 6).

Skartačné znaky označujú jednotlivé písomnosti, ktoré po uplynutí skartačných lehôt sa v skartačnom konaní navrhnú na odovzdanie do príslušného archívu (skartačný znak „A“) alebo na zničenie (skartačný znak „S“) alebo na posúdenie, či sa má písomnosť odovzdať do archívu alebo sa má zničiť (skartačný znak „V“).

Archívnymi orgánmi sú archívy, ktoré dohliadajú na vyraďovanie písomností a pritom posudzujú ich trvalú dokumentárnu hodnotu, 2) prípadne iné archívy poverené posudzovaním písomností 3) a ministerstvo vnútra (odsek 2).

Ministerstvo vnútra dozerá na vyraďovanie písomností a posudzuje pritom ich trvalú dokumentárnu hodnotu, ak ide o skartačné konanie u tých ústredných štátnych orgánov a štátnych a iných socialistických organizácií, ktoré majú archívy zvláštneho významu, ako aj v ďalších prípadoch, v ktorých si to vyhradí. 4)

Po uplynutí skartačných lehôt sa vykoná skartačné konanie.

Organizácie predložia príslušnému archívnemu orgánu návrhy na vyradenie písomností, ktoré pre svoju ďalšiu činnosť nepotrebujú (ďalej len „skartačné návrhy“). Skartačné návrhy sa predkladajú archívnemu orgánu v pravidelných lehotách s ním dohodnutých; ak nedôjde k dohode, určí lehoty archívny orgán.

Ku skartačným návrhom organizácia pripojí zoznamy všetkých písomností, ktoré sú predmetom skartačného konania. Písomnosti sú rozdelené do skupín podľa skartačných znakov A a S; do týchto skupín organizácia rozdelí aj písomnosti označené skartačným znakom V (§ 5 ods. 3).

Organizácie môžu zriadiť na vypracovanie skartačných návrhov skartačnú komisiu; osobitné predpisy o povinnom zriadení skartačnej komisie nie sú dotknuté. 5)

Archívny orgán pri dohľade nad vyraďovaním písomností preskúša nadväznosť skartačného návrhu na predchádzajúce skartačné konanie a zistí stav starostlivosti o písomnosti a ďalšie predpoklady riadneho priebehu skartačného konania; preskúma správnosť a úplnosť skartačného návrhu, posúdi dokumentárnu hodnotu vyraďovaných písomností podľa ustanovených kritérií, schvaľuje protokol o skartačnom konaní a udieľa súhlas na zničenie písomností, koré nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu archiválií; upozorňuje na nedostatky, ktoré zistí, a navrhne ich odstránenie, prípadne uloženie píslušnej sankcie.

Ak sa pri archívnom spracovaní prevzatých archiválií zistí, že boli okrem archválií prevzaté aj písomnosti, ktoré hodnotu archiválií nemajú, budú na podklade rozhodnutia archívneho orgánu dodatočne určené na zničenie; o tom sa spíše zápisnica.

Archivália sa stáva odovzdaním do archívu predmetom archívnej starostlivosti (§ 15 ods. 1 zákona), z ktorej sa nesmie bez súhlasu archívneho orgánu vyňať.

Podrobnosti postupu pri posudzovaní trvalej dokumentárnej hodnoty písomností ako archiválií, ktoré vznikli z činnosti organizácií iných ako socialistických, dohodne ministerstvo vnútra s týmito organizáciami podľa kritérií ustanovených v § 1.

Zrušuje sa vyhláška ministerstva vnútra č. 62/1953 Ú. 1. zásadách na vyraďovanie (skartáciu) písomností.

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. januárom 1975.